Funciones y responsabilidades de las Secretarias Ejecutivas

La Secretaria Ejecutiva ya es una profesión que ha evolucionado en la última década a nivel empresarial donde sus funciones principales son la gestión de la agenda, atender al público y manejar toda la información confidencial.

En suma, se trata de la persona encargada de hacer las tareas de asistencia administrativa en una oficina. Generalmente son trabajos que los hace una mujer que está a cargo de los asuntos confidenciales de personas con jerarquía dentro de la empresa, como Gerentes, Directores, Presidentes, entre otros.

Por eso se dice que la Secretaria Ejecutiva es la «mano derecha» del ejecutivo para quien laboran. A continuación, las funciones más comunes de una Secretaria Ejecutiva, dependiendo del tamaño y tipo de empresa:

1. Gestión de agenda

Es su responsabilidad mantener al día la agenda del ejecutivo para quien trabaja. Allí debe estar reflejado todos los compromisos laborales y hasta personales. También la Secretaria Ejecutiva debe registrar los datos de todas las instituciones y personas con las que se relaciona su empleador. De tal modo que su agenda suele servir como bitácora operativa.

2. Atención al público

Es una de las tareas claves que debe hacer la Secretaria Ejecutiva: desde responder llamadas telefónicas ( e-mails incluído) registrando  el motivo de las mismas, hasta aquellos datos que permitan a su empleador realizar un seguimiento efectivo del asunto. Igualmente, es la profesional que atiende a los visitantes en la oficina por lo que es importante que tenga una imagen acorde con la imagen empresarial donde labora.

3. Gestionar documentos

Al margen de ser la persona que gestiona y recibe la correspondencia de su empleador, la Secretaria Ejecutiva también lee, escribe y responde la mayoría de las cartas, memorandos, notificaciones y correos electrónicos de su empleador.

Otra función es el manejo de las base de datos de contactos del jefe y el archivamiento de la correspondencia escrita, así como las actas de asamblea y otros documentos de interés de la oficina. Por eso que es conveniente que maneje ciertas aplicaciones de software que puedan ayudarle a preparar con agilidad y rapidez tales documentos.

4. Manejo de información sensible 

Entre las responsabilidades que diferencian a una buena Secretaria Ejecutiva es el manejo adecuado y eficiente de toda información muy importante para la operación de la empresa o institución.

Por ejemplo, debe poseer el control de los documentos legales que pudieran ser requeridos por instancias gubernamentales en cualquier instante que, en muchas ocasiones, debe ser gestionada de manera  eficiente, discreta y oportuna.

5. Organización de la oficina

Este tipo de profesional también debe mantener en operación los equipos y mobiliario de la oficina: fotocopiadoras, teléfonos, impresoras, muebles, proyectores, archivadores, entre otros. A fin de cuentas es quien lleva el control del inventario de equipos e insumos de oficina.

Igualmente debe mantener en orden los archivos físicos y electrónicos, de tal forma que la información esté disponible fácilmente cuando se lo requiera; así como tener un espacio de trabajo organizado y limpio.

6. Elaboración de presentaciones

La gran mayoría de veces un ejecutivo debe presentar sus reportes como presentaciones que resuman y jerarquicen toda la información. Entonces, para esta tarea se suele pedir ayuda a la Secretaria Ejecutiva, quien deberá asegurarse que toda la información que allí aparezca refleje acertadamente los datos que el jefe desea compartir.

7. Vigilancia administrativa

Finalmente, este profesional tiene responsabilidad en estar siempre pendiente que se cumplan las políticas y procedimientos para cuidar los bienes de la empresa. Así que de acuerdo con el nivel jerárquico del empleador, la Secretaria Ejecutiva es quien valida la exactitud de los datos que reflejen las operaciones presupuestales.

De tal forma que este tipo de profesional es quien se ocupa del control de gestión y la acertada administración de recursos dentro de la oficina.